Tổ chức Offline giúp các thành viên trong một cộng đồng gặp mặt trực tiếp và trao đổi những thông tin quan trọng. Trong bài viết dưới đây, CNV Loyalty sẽ giải thích tổ chức offline là gì và hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức chương trình offline hiệu quả và chi tiết.
Tổ chức offline là sự kiện được tổ chức trực tiếp, bao gồm các buổi họp mặt hoặc hội tụ giữa các thành viên trong một cộng đồng, tổ chức hoặc đơn vị. Sự kiện này tạo cơ hội cho việc networking và tương tác xã hội trực tiếp, góp phần xây dựng mối quan hệ và chia sẻ kinh nghiệm. Tùy theo mục đích, buổi offline sẽ được tổ chức và điều hướng phù hợp về cách thức, nội dung, và hoạt động khác nhau.
Lập kế hoạch tổ chức Offline
Lên kế hoạch tổ chức Offline chi tiết giúp buổi gặp mặt sẽ diễn ra thành công và suôn sẻ hơn. Ban tổ chức cần phải thực hiện từng bước để các hoạt động có thể phối hợp với nhau hợp lý. Dưới đây là các bước để lên kế hoạch tổ chức Offline.
Xác định mục đích Offline
Dưới đây là một vài mục đích phổ biến để tổ chức Offline:
- Giới thiệu thành viên mới.
- Giao lưu và tạo dựng mối quan hệ.
- Trao đổi và cập nhật thông tin.
- Gặp gỡ và giao lưu những người có chung sở thích.
Một buổi Offline có thể có nhiều mục đích, xác định mục đích chính sẽ giúp bạn điều hướng nội dung phù hợp ở các bước sau.
Xác định chủ đề Offline
Chủ đề Offline là những thông tin cần trao đổi giữa các thành viên trong buổi gặp mặt trực tiếp. Chủ đề Offline nên là vấn đề mà mọi người trong cộng đồng quan tâm. Từ đó, ban tổ chức điều hướng nội dung để cung cấp thông tin hữu ích cho mọi thành viên trong nhóm. Nếu như không biết lựa chọn chủ đề Offline, ban tổ chức có thể gửi tin nhắn khảo sát nhu cầu và mong muốn của các thành viên trong nhóm, cộng đồng. Từ đó doanh nghiệp cũng có thể tìm kiếm khách hàng trên Zalo thông qua số điện thoại liên hệ.
Xác định đối tượng tham gia
Các thành viên trong cộng đồng có thể phân bổ ở nhiều vị trí địa lý khác nhau. Điều này gây trở ngại cho ban tổ chức nếu không xác định chính xác đối tượng có thể tham gia là ai, ở đâu, thời gian nào. Từ đó, ban tổ chức mới có thể ước lượng số người tham gia để đánh giá quy mô của buổi Offline.
Những địa điểm tổ chức Offline
Sau đây là gợi ý những địa điểm phổ biến để tổ chức Offline:
- Quán cafe.
- Hội trường.
- Văn phòng.
Địa điểm Offline nên phù hợp với đối tượng tham gia, giúp thành viên tham gia có thể dễ dàng di chuyển. Tùy vào mục đích hay chủ đề Offline, ban tổ chức cần lựa chọn và thiết kế không gian Offline trang trọng, lịch sự hay thoải mái, cởi mở.
Kịch bản chương trình Offline
Kịch bản chương trình nên được sắp xếp theo trình tự thời gian để dễ dàng theo dõi và thay đổi. Dưới đây là quy trình thời gian cơ bản của chương trình Offline:
- Khai mạc chương trình (giới thiệu bản thân, mục đích của chương trình, nội dung, chủ đề).
- Vào chương trình (thứ tự tiết mục, khách mời xuất hiện, giao lưu khán giả).
- Bế mạc chương trình (tổ chức mini game, gửi lời cảm ơn).
Mỗi một mốc thời gian, bạn cần liệt kê những nội dung và hoạt động sẽ diễn ra, sau đó sắp xếp những hoạt động đó theo một trình tự hợp lý. Tiếp đến, ước lượng thời gian các hoạt động diễn ra, phương án dự phòng nếu thời gian kéo dài so với dự kiến.
Thu hút người tham gia
Dưới đây là gợi ý cách thu hút người tham gia:
- Quảng bá trên các nhóm cộng đồng Facebook.
- Nhờ các chuyên gia đăng bài hoặc quảng bá.
- Kết hợp với các khách mời để quảng bá.
- Liên kết với nhà tài trợ, quảng bá chương trình thông qua hệ thống chăm sóc khách hàng.
- Quảng cáo thông qua gamification marketing.
Ngoài ra, ban tổ chức cũng có thể quảng cáo qua các nền tảng khác nếu ở đó có nhóm đối tượng có thể tham gia buổi Offline của bạn, chẳng hạn quảng bá thông qua Zalo Ads, Tiktok, Instagram.
Cách chia sẻ nội dung thú vị
Các yếu tố giúp bạn thu hút người nghe bao gồm: chất lượng nội dung, slide trình chiếu, phong cách trình bày. Dưới đây là một vài phương pháp để tăng sự thu hút trong phong cách trình bày của bạn:
- Tạo cảm giác thân thiện, gần gũi, không gian cởi mở.
- Lồng ghép những câu từ hài hước, trending.
- Lồng ghép câu chuyện và trải nghiệm thực tế.
Ngoài ra, để một bài nói thu hút người nghe, bạn cần biết cách khuấy động không khí, tổ chức trò chơi, giọng điệu linh hoạt. Phong cách trình bày của bạn có thể giúp mọi người tỉnh táo và tập trung để nắm bắt thông tin hữu ích từ nội dung mà bạn muốn truyền đạt.
Lưu ý quan trọng khi tổ chức Offline
Ban tổ chức nên thu thập thông tin các thành viên trước khi buổi Offline diễn ra để đảm bảo số lượng người tham gia vừa đủ. Ngoài ra, đây còn là cách giúp các nhà tài trợ tìm kiếm thông tin khách hàng tiềm năng. Từ thông tin đó có thể xin phản hồi về buổi Offline để rút kinh nghiệm cho lần sau. Chú ý thời gian tổ chức, hạn chế vào buổi sáng cuối tuần, nên tổ chức vào buổi tối hoặc cuối tuần.
Xem thêm: Số tracking là gì? Đây là mã số giúp bạn theo dõi vị trí và trạng thái của gói hàng trong suốt quá trình vận chuyển, đảm bảo bạn luôn biết hàng hóa đang ở đâu.
Với những thông tin hữu ích được cung cấp trên, CNV Loyalty hy vọng sẽ giúp bạn hiểu thêm về quy trình tổ chức Offline và cách lập kế hoạch chương trình Offline hiệu quả. Hãy theo dõi website của CNV Loyalty để cập nhật những kiến thức mới nhất về tổ chức chương trình Offline nhé!
